امروزه تکنولوژی ضبط صدا در بسیاری از شرکت ها و سازمان ها مورد استفاده قرار میگیرند و علت آن هم ضبط مستنداتی برای پیکیری بهتر کارها است .این ابزار ها یعنی دستگاه ضبط صدا دستگاه هایی هستند که کمک بزرگی برای مدیریت هستند تا بتواند بسیاری از کارها را در نبودش کنترل کند .البته نباید به هیچ عنوان از این دستگاه ها سو استفاده کرد و فقط باید در جهت کمک به مدیریت امور شرکت از آنها استفاده نمود. در تمامی مراکزی که این دستگاه ها به فروش می رسند ذکر شده است که استفاده غیر منطقی و غیر قانونی به عهده مصرف کننده است .این دستگاه ها یعنی دستگاه ضبط صدا به شکل ها و شیوه های مختلفی در بازار وجود دارند و در شرکت ها و سازمان ها برای بهبود روند کاری و مشتری مداری از آنها استفاده می شود . اما نکته ای که وجود دارد این است که باید برای هر جایی بهترین سیستم را در نظر گرفت.
این سیستم ها به این نحو کار میکنند که تمامی اطلاعات تماس نظیر ساعت تماس و مدت آن ، شماره ای که با آن صحبت کرده اید و تمامی ریز جزئیات رادر خود نگه میدارند و برای گزارش گیری از آن استفاده میکنند . در گزارش ها براحتی میتوانند از این اطلاعات استفاده کرده و گزارش های کاملی را به مدیریت ارائه دهند. دستگاه ضبط صدا بسته به اینکه برای چه منظوری مورد استفاده قرار گرفته است میتواند شامل تعداد پورت های متفاوت باشد. برای همین منظور باید در زمان سفارش این دستگاه ها از تعداد خطوط تلفنتان ف شماره تلفن های شرکت و سایر اطلاعات مخابراتی تان اطلاع داشته باشید تا بتوانید بهترین سیستم ضبط صدا را برا نصب در دفتر و یا سازمانتان انتخاب کنید .یکی از مهم ترین خصوصیاتی که برای دستگاه ضبط صدا میتوانیم نام ببریم این نکته است که این دستگاه ها صدا را با کیفیت بسیار بالایی ضبط میکنند و صدا به هیچ عنوان افت کیفیت پیدا نمیکند. در زمان ضبط صدا هیچ گونه نویز و پارازیتی بر روی خطوط تلفن بوجود نمی آید و این از نقاط قوت اسن سیستم ضبط صدا می باشد.